Condizioni generali di contratto

1. Campo di applicazione e parti contraenti

1.1 Le presenti condizioni generali di contratto (CGC) si applicano a tutte le prestazioni di HuusFlow Kotsakidis, Steinackerstrasse 2a, 8302 Kloten, IDI CHE-300.006.211 (di seguito «HuusFlow»), nei confronti dei suoi clienti (di seguito «cliente»).

1.2 HuusFlow si rivolge a imprese, lavoratori indipendenti e fiduciarie. Non si tratta di un’offerta rivolta ai consumatori.

1.3 Condizioni divergenti del cliente si applicano soltanto nella misura in cui HuusFlow le abbia accettate per scritto. Gli accordi individuali prevalgono sulle presenti CGC.

2. Prestazioni di HuusFlow

2.1 HuusFlow è un servizio assistito per l’automazione della contabilità preparatoria. I documenti vengono ricevuti, letti, preregistrati, sottoposti al cliente per il controllo e, dopo la sua approvazione, trasferiti nel sistema contabile o ERP utilizzato dal cliente (di seguito «sistema contabile»). I sistemi contabili supportati risultano dalla descrizione delle prestazioni in vigore.

2.2 L’entità concreta delle prestazioni, il volume dei documenti e la remunerazione sono convenuti individualmente per ciascun mandato. È determinante l’accordo tra le parti; le presenti CGC si applicano in via complementare.

2.3 HuusFlow non fornisce la tenuta della contabilità, né consulenza fiscale, giuridica o aziendale, né prestazioni di revisione. La responsabilità tecnica per le registrazioni e le chiusure resta in capo al cliente, rispettivamente alla sua fiduciaria.

2.4 HuusFlow sviluppa costantemente il servizio. Le funzioni possono essere integrate, modificate o sostituite, purché lo scopo convenuto della prestazione non ne risulti sostanzialmente pregiudicato.

3. Impiego dell’intelligenza artificiale

3.1 Per la lettura e la preregistrazione dei documenti HuusFlow impiega procedimenti di intelligenza artificiale. HuusFlow rende noto sulla pagina della trasparenza e nell’informativa sulla protezione dei dati dove tale trattamento ha luogo e a quali condizioni.

3.2 I risultati di tali procedimenti sono proposte. Possono essere incompleti o errati. Vengono sottoposti al cliente per il controllo e sono trasferiti soltanto dopo la sua approvazione.

3.3 Il cliente è tenuto a verificare le proposte prima dell’approvazione. HuusFlow non risponde della correttezza contenutistica delle singole proposte, bensì dell’erogazione del servizio conforme al contratto.

4. Disponibilità, manutenzione e disfunzioni

4.1 HuusFlow si adopera per una disponibilità elevata, ma non deve una disponibilità ininterrotta. Un determinato tasso di disponibilità è assicurato soltanto se espressamente convenuto per scritto.

4.2 I lavori di manutenzione sono eseguiti, per quanto possibile, al di fuori dei consueti orari di lavoro. HuusFlow annuncia le interruzioni pianificabili.

4.3 HuusFlow elimina le disfunzioni durante gli orari di lavoro ordinari con i mezzi disponibili ed entro un termine adeguato. Le interruzioni riconducibili a prestazioni di terzi, in particolare al sistema contabile, agli operatori di rete o ai fornitori di infrastrutture, esulano dalla sfera di influenza di HuusFlow.

4.4 HuusFlow può bloccare temporaneamente l’accesso se ciò è necessario per scongiurare un pericolo acuto per la sicurezza o per l’esercizio, oppure se il cliente viola in modo rilevante le presenti CGC nonostante la diffida. HuusFlow ne informa senza indugio il cliente.

5. Attivazione e collaborazione del cliente

5.1 HuusFlow esegue la configurazione tecnica del mandato insieme al cliente. Ciò comprende il collegamento al sistema contabile, i canali di entrata e la configurazione iniziale delle regole di registrazione. Il collegamento al sistema contabile viene stabilito mediante la procedura di autorizzazione prevista dal rispettivo fornitore; l’autorizzazione è concessa dal cliente. La responsabilità professionale per la scelta dei conti, delle aliquote fiscali e delle regole di registrazione spetta al cliente o al suo fiduciario; il cliente verifica e conferma la configurazione impostata. Può modificarla autonomamente in qualsiasi momento. Inoltre l’attribuzione automatica apprende dalle sue correzioni.

5.2 Il cliente mette a disposizione gli accessi necessari, designa una persona di contatto e collabora all’attivazione e al chiarimento delle domande.

5.3 Il cliente è responsabile della sicurezza dei propri dati di accesso e dei propri apparecchi. Comunica senza indugio a HuusFlow ogni sospetto che dati di accesso siano giunti a conoscenza di terzi.

5.4 Il cliente assicura di essere legittimato a far trattare i dati che trasmette e che non vi si opponga alcun obbligo di segretezza legale o contrattuale.

6. Diritto di utilizzo e utilizzo consentito

6.1 Per la durata del contratto il cliente ottiene un diritto non esclusivo, non trasferibile e non sublicenziabile di utilizzare il servizio per i propri scopi aziendali. Le fiduciarie possono utilizzare il servizio per i loro clienti nell’ambito dei rispettivi mandati.

6.2 Tutti i diritti sul servizio, sul software, sulle interfacce utente e sulla documentazione restano di HuusFlow.

6.3 Sono in particolare vietati: la retroingegnerizzazione, la decompilazione o la riproduzione del servizio, la lettura automatizzata al di là delle interfacce previste, la trasmissione dell’accesso a terzi al di fuori della propria organizzazione nonché qualsiasi utilizzo che violi il diritto applicabile.

6.4 HuusFlow può utilizzare senza remunerazione i riscontri e le proposte di miglioramento del cliente per l’ulteriore sviluppo del servizio. Da ciò non deriva alcun diritto del cliente su tale sviluppo.

7. Ricorso a terzi

7.1 Per l’erogazione delle prestazioni HuusFlow può ricorrere a terzi, in particolare a fornitori di infrastrutture, di hosting e di servizi di trattamento. HuusFlow risponde del loro comportamento come del proprio.

7.2 I sub-responsabili impiegati sono elencati nel contratto di responsabile del trattamento. Le modifiche sono rette dalle disposizioni ivi contenute.

8. Remunerazione e pagamento

8.1 La remunerazione è retta dall’accordo individuale. Tutti gli importi si intendono in franchi svizzeri e oltre all’eventuale imposta sul valore aggiunto.

8.2 La fatturazione avviene mensilmente, salvo diverso accordo. Il termine di pagamento è di 30 giorni dalla data della fattura.

8.3 In caso di mora nel pagamento sono dovuti interessi di mora del 5 per cento annuo. Previa diffida scritta e fissazione di un termine suppletorio di 10 giorni, HuusFlow può bloccare l’accesso.

8.4 Non viene riscossa alcuna tassa di attivazione. Le prestazioni che esulano dall’entità convenuta sono fatturate secondo il dispendio, previo accordo.

8.5 Gli adeguamenti della remunerazione sono retti dalla cifra 20. Restano riservate le garanzie di prezzo assicurate contrattualmente.

9. Garanzia di risparmio di tempo

9.1 HuusFlow concede una garanzia di risparmio di tempo secondo le condizioni pubblicate sulla pagina dedicata alla garanzia. Tali condizioni sono parte integrante del contratto.

9.2 È presupposto che il dispendio di tempo sinora sostenuto sia stato rilevato congiuntamente prima dell’avvio e che il cliente abbia utilizzato il servizio nella misura convenuta.

9.3 Se il risparmio di tempo assicurato non viene raggiunto, HuusFlow rimborsa le tasse di utilizzo dei primi 30 giorni. Da ciò non derivano ulteriori pretese.

10. Durata e disdetta

10.1 Il contratto è concluso a tempo indeterminato. Non sussiste alcuna durata minima.

10.2 Entrambe le parti possono disdire il contratto in ogni momento per la fine di un mese civile, in forma testuale.

10.3 Resta riservato il diritto di disdetta per motivi gravi. Sussiste un motivo grave in particolare in caso di violazione rilevante del contratto non sanata nonostante diffida scritta e fissazione di un termine di 30 giorni, nonché in caso di insolvenza di una parte.

10.4 Con la fine del contratto viene meno l’accesso al servizio. Per la restituzione e la cancellazione dei dati si applica la cifra 11.

11. Dati del cliente, restituzione e cancellazione

11.1 Tutti i dati apportati dal cliente restano dati del cliente. HuusFlow li tratta esclusivamente per l’esecuzione del contratto e secondo le istruzioni del cliente.

11.2 Prima della fine del contratto il cliente può esigere in ogni momento un’esportazione completa dei suoi dati in un formato corrente.

11.3 Dopo la fine del contratto HuusFlow cancella i dati entro 30 giorni, sempre che non vi si opponga un obbligo legale di conservazione. Le copie di sicurezza sono cancellate nell’ambito del ciclo di salvataggio ordinario. Su richiesta HuusFlow conferma la cancellazione in forma testuale.

12. Conservazione e archiviazione

12.1 HuusFlow non è l’archivio del cliente. La conservazione prescritta dalla legge dei libri di commercio e dei documenti contabili secondo l’art. 958f CO e secondo l’ordinanza sui libri di commercio incombe al cliente.

12.2 I documenti elaborati sono trasferiti nel sistema contabile del cliente e ivi conservati. HuusFlow tiene a disposizione i dati durante la durata del contratto per l’esercizio corrente, non quale archivio a lungo termine a prova di revisione.

12.3 Il cliente è responsabile di assicurare il rispetto dei propri obblighi di conservazione.

13. Supporto e accesso ai dati del cliente

13.1 Il supporto è fornito per e-mail e WhatsApp durante gli orari di lavoro ordinari.

13.2 Se il cliente segnala una disfunzione o pone una domanda, per il chiarimento può rendersi necessario che HuusFlow assuma la vista del cliente vedendo in tal modo i suoi documenti e le sue registrazioni. In questo caso HuusFlow chiede espressamente il consenso, di regola direttamente nel corso del colloquio di supporto in atto per telefono. Senza tale consenso non ha luogo alcun accesso di questo tipo.

13.3 Il consenso vale per il caso concreto. L’accesso si limita all’entità necessaria al chiarimento e alla durata a ciò necessaria, viene registrato in un protocollo e termina con la conclusione della richiesta. Il cliente può revocare il consenso in ogni momento.

13.4 Per il resto HuusFlow non accede ai contenuti del cliente. Fanno eccezione i processi automatizzati dell’erogazione delle prestazioni nonché le misure imperativamente necessarie per eliminare una disfunzione o per scongiurare un pericolo per la sicurezza dei dati; HuusFlow documenta tali misure e ne informa il cliente.

14. Garanzia

14.1 HuusFlow eroga le prestazioni a regola d’arte e con la diligenza di un fornitore esperto.

14.2 HuusFlow non assicura che il servizio funzioni senza errori o senza interruzioni, né che sia idoneo a uno scopo presupposto dal cliente e non espressamente convenuto.

14.3 Il cliente segnala i difetti senza indugio dopo la loro scoperta, in forma testuale e con una descrizione comprensibile.

15. Responsabilità

15.1 HuusFlow risponde illimitatamente dei danni causati con dolo e colpa grave nonché dei danni alle persone.

15.2 In caso di colpa lieve HuusFlow risponde soltanto dei danni diretti, e ciò al massimo fino a concorrenza della remunerazione pagata dal cliente nei dodici mesi precedenti l’evento dannoso, ma in ogni caso fino a CHF 5000.

15.3 È in ogni caso esclusa la responsabilità per danni indiretti e consequenziali, in particolare per mancato guadagno, mancati risparmi, perdita di dati, danni alla reputazione e pretese di terzi.

15.4 Non sussiste alcuna responsabilità per danni derivanti dall’inesattezza contenutistica di singole proposte del servizio, da un controllo omesso o non accurato da parte del cliente, da prestazioni di terzi, da modifiche apportate dal cliente nonché da un utilizzo contrario alle presenti CGC.

15.5 La responsabilità per gli ausiliari è retta dalle disposizioni che precedono.

15.6 Le pretese si prescrivono in dodici mesi dalla conoscenza del danno, al più tardi tuttavia secondo i termini legali.

16. Manleva

16.1 Il cliente tiene indenne HuusFlow dalle pretese di terzi derivanti dal fatto che il cliente ha apportato dati al cui trattamento non era legittimato, oppure che ha utilizzato il servizio in contrasto con le presenti CGC o con il diritto applicabile.

17. Riservatezza

17.1 Entrambe le parti trattano in modo riservato le informazioni non notorie dell’altra parte e le trasmettono soltanto a persone che devono conoscerle per l’adempimento del contratto e che sono a loro volta tenute alla riservatezza.

17.2 L’obbligo sussiste durante la durata del contratto e per tre anni oltre la stessa. Restano riservati gli obblighi legali di comunicazione.

17.3 HuusFlow può menzionare il cliente quale referenza soltanto con il previo consenso di quest’ultimo.

18. Protezione dei dati

18.1 Il trattamento di dati personali è retto dall’informativa sulla protezione dei dati e dal contratto di responsabile del trattamento, che è parte integrante del contratto quando i dati personali sono trattati per conto del cliente.

18.2 HuusFlow rende noti i luoghi di trattamento e i sub-responsabili impiegati. Le relative indicazioni si trovano nell’informativa sulla protezione dei dati e sulla pagina della trasparenza.

19. Forza maggiore

19.1 Nessuna parte risponde dell’inadempimento di obblighi nella misura in cui esso sia dovuto a eventi che esulano dalla sua sfera di influenza, in particolare eventi naturali, guerra, ordini delle autorità, pandemie, scioperi, interruzioni di corrente o di rete su vasta scala nonché attacchi alla sicurezza delle informazioni che riescono nonostante adeguate misure di protezione.

19.2 Se l’evento perdura per oltre 60 giorni, ciascuna parte può disdire il contratto con effetto immediato.

20. Modifiche

20.1 HuusFlow può adeguare le presenti CGC e le prestazioni. Le modifiche che svantaggiano notevolmente il cliente sono comunicate da HuusFlow in forma testuale almeno 30 giorni prima della loro entrata in vigore.

20.2 In tal caso il cliente può disdire il contratto, fino al momento dell’entrata in vigore della modifica, per tale momento. Se non disdice e continua a utilizzare il servizio, la modifica si considera accettata. HuusFlow segnala questa conseguenza nella comunicazione.

20.3 Le garanzie di prezzo assicurate contrattualmente non sono toccate dalle modifiche.

21. Disposizioni finali

21.1 Le modifiche e i complementi del contratto richiedono la forma testuale.

21.2 Se una disposizione è inefficace, il contratto resta per il resto valido. Le parti sostituiscono la disposizione inefficace con una disposizione efficace che più si avvicina allo scopo economico perseguito.

21.3 Il cliente può trasferire i diritti e gli obblighi derivanti dal presente contratto soltanto con il previo consenso di HuusFlow. HuusFlow può trasferire il contratto nell’ambito di un trasferimento dell’azienda; in tal caso il cliente può disdire per il momento del trasferimento.

21.4 Si applica esclusivamente il diritto svizzero, con esclusione delle norme di conflitto e della Convenzione delle Nazioni Unite sui contratti di compravendita internazionale di merci.

21.5 Il foro competente esclusivo è Zurigo. In precedenza le parti cercano in buona fede una soluzione consensuale.