Conditions générales

1. Champ d’application et parties au contrat

1.1 Les présentes conditions générales (CG) s’appliquent à l’ensemble des prestations de HuusFlow Kotsakidis, Steinackerstrasse 2a, 8302 Kloten, IDE CHE-300.006.211 (ci-après «HuusFlow»), envers ses clients (ci-après «client»).

1.2 HuusFlow s’adresse aux entreprises, aux indépendants et aux fiduciaires. Il ne s’agit pas d’une offre destinée aux consommateurs.

1.3 Les conditions divergentes du client ne s’appliquent que dans la mesure où HuusFlow y a consenti par écrit. Les accords individuels priment les présentes CG.

2. Prestations de HuusFlow

2.1 HuusFlow est un service accompagné visant à automatiser la comptabilité préparatoire. Les justificatifs sont réceptionnés, lus, pré-imputés, soumis au client pour contrôle et, après validation par celui-ci, transférés vers le système comptable ou ERP utilisé par le client (ci-après le «système comptable»). Les systèmes comptables pris en charge résultent du descriptif des prestations en vigueur.

2.2 L’étendue concrète des prestations, le volume de justificatifs et la rémunération sont convenus individuellement pour chaque mandat. La convention entre les parties est déterminante; les présentes CG s’appliquent à titre complémentaire.

2.3 HuusFlow ne fournit ni tenue de la comptabilité, ni conseil fiscal, juridique ou économique, ni prestations de révision. La responsabilité professionnelle des écritures et des bouclements demeure auprès du client, respectivement auprès de sa fiduciaire.

2.4 HuusFlow développe le service en permanence. Des fonctions peuvent être ajoutées, modifiées ou remplacées, pour autant que le but convenu de la prestation n’en soit pas substantiellement affecté.

3. Recours à l’intelligence artificielle

3.1 Pour la lecture et la pré-imputation des justificatifs, HuusFlow recourt à des procédés d’intelligence artificielle. HuusFlow indique sur la page de transparence et dans la déclaration de protection des données où ce traitement a lieu et à quelles conditions.

3.2 Les résultats de tels procédés sont des propositions. Ils peuvent être incomplets ou erronés. Ils sont soumis au client pour contrôle et ne sont transférés qu’après validation par celui-ci.

3.3 Le client est tenu de vérifier les propositions avant la validation. HuusFlow ne répond pas de l’exactitude matérielle de propositions individuelles, mais de la fourniture du service conformément au contrat.

4. Disponibilité, maintenance et perturbations

4.1 HuusFlow s’efforce d’assurer une disponibilité élevée, mais ne doit pas une disponibilité ininterrompue. Un taux de disponibilité déterminé n’est garanti que s’il a été expressément convenu par écrit.

4.2 Les travaux de maintenance sont effectués si possible en dehors des heures d’ouverture habituelles. HuusFlow annonce les interruptions planifiables.

4.3 HuusFlow remédie aux perturbations pendant les heures d’ouverture ordinaires, avec les moyens disponibles et dans un délai raisonnable. Les interruptions imputables à des prestations de tiers, en particulier au système comptable, aux opérateurs de réseau ou aux fournisseurs d’infrastructure, échappent à la sphère d’influence de HuusFlow.

4.4 HuusFlow peut bloquer temporairement l’accès lorsque cela est nécessaire pour écarter un danger aigu pour la sécurité ou pour l’exploitation, ou lorsque le client contrevient de manière importante aux présentes CG malgré une mise en demeure. HuusFlow en informe le client sans délai.

5. Mise en place et collaboration du client

5.1 HuusFlow réalise la mise en place technique du mandat conjointement avec le client. Cela comprend la connexion au système comptable, les canaux d’entrée et la configuration initiale des règles de comptabilisation. La connexion au système comptable est établie au moyen de la procédure d’autorisation prévue par le fournisseur concerné ; l’autorisation est accordée par le client. La responsabilité professionnelle du choix des comptes, des taux d’imposition et des règles de comptabilisation incombe au client ou à son fiduciaire ; le client vérifie et confirme la configuration mise en place. Il peut la modifier lui-même à tout moment. De plus, l’attribution automatique apprend de ses corrections.

5.2 Le client met à disposition les accès nécessaires, désigne une personne de contact et collabore à la mise en place ainsi qu’à la clarification des questions en suspens.

5.3 Le client est responsable de la sécurité de ses données d’accès et de ses propres appareils. Il annonce sans délai à HuusFlow tout soupçon que des données d’accès aient été portées à la connaissance de tiers.

5.4 Le client s’assure qu’il est habilité à faire traiter les données qu’il transmet et qu’aucune obligation de confidentialité légale ou contractuelle ne s’y oppose.

6. Droit d’utilisation et utilisation autorisée

6.1 Le client reçoit, pour la durée du contrat, un droit non exclusif, non transmissible et ne pouvant faire l’objet d’une sous-licence d’utiliser le service à ses propres fins commerciales. Les fiduciaires peuvent utiliser le service pour leurs clients dans le cadre de leurs mandats.

6.2 L’ensemble des droits sur le service, sur le logiciel, sur les interfaces et sur la documentation demeure auprès de HuusFlow.

6.3 Sont notamment interdits: la rétro-ingénierie, la décompilation ou la reproduction du service, l’extraction automatisée au-delà des interfaces prévues, la transmission de l’accès à des tiers en dehors de sa propre organisation, ainsi que toute utilisation contraire au droit applicable.

6.4 HuusFlow peut utiliser sans rémunération les retours et les propositions d’amélioration du client aux fins du développement du service. Il n’en résulte aucun droit du client sur ce développement.

7. Recours à des tiers

7.1 HuusFlow peut faire appel à des tiers pour la fourniture des prestations, en particulier à des fournisseurs d’infrastructure, d’hébergement et de services de traitement. HuusFlow répond de leur comportement comme du sien propre.

7.2 Les sous-traitants ultérieurs auxquels il est fait appel sont énumérés dans le contrat de sous-traitance. Les modifications sont régies par les dispositions qui y figurent.

8. Rémunération et paiement

8.1 La rémunération est régie par la convention individuelle. Tous les montants s’entendent en francs suisses et hors taxe sur la valeur ajoutée éventuelle.

8.2 La facturation intervient mensuellement, sauf convention contraire. Le délai de paiement est de 30 jours à compter de la date de la facture.

8.3 En cas de retard de paiement, un intérêt moratoire de 5 pour cent par an est dû. Après mise en demeure écrite et fixation d’un délai supplémentaire de 10 jours, HuusFlow peut bloquer l’accès.

8.4 Aucun frais de mise en service n’est perçu. Les prestations sortant du périmètre convenu sont facturées selon le temps consacré, après accord préalable.

8.5 Les adaptations de la rémunération sont régies par le chiffre 20. Les garanties de prix accordées contractuellement demeurent réservées.

9. Garantie de gain de temps

9.1 HuusFlow accorde une garantie de gain de temps selon les conditions publiées sur la page consacrée à la garantie. Ces conditions font partie intégrante du contrat.

9.2 La condition préalable est que le temps consacré jusqu’alors ait été consigné conjointement avant le démarrage et que le client ait utilisé le service dans la mesure convenue.

9.3 Si le gain de temps garanti n’est pas atteint, HuusFlow rembourse les frais d’utilisation des 30 premiers jours. Aucune prétention allant au-delà n’en découle.

10. Durée et résiliation

10.1 Le contrat est conclu pour une durée indéterminée. Il n’existe pas de durée minimale.

10.2 Chaque partie peut résilier le contrat en tout temps pour la fin d’un mois civil, sous forme écrite ou par voie électronique.

10.3 Le droit de résilier pour de justes motifs demeure réservé. Il y a notamment juste motif en cas de violation importante du contrat à laquelle il n’est pas remédié malgré une mise en demeure écrite et la fixation d’un délai de 30 jours, ainsi qu’en cas d’insolvabilité d’une partie.

10.4 À la fin du contrat, l’accès au service prend fin. Le chiffre 11 s’applique à la restitution et à l’effacement des données.

11. Données du client, restitution et effacement

11.1 Toutes les données apportées par le client demeurent des données du client. HuusFlow ne les traite qu’en vue de l’exécution du contrat et selon les instructions du client.

11.2 Avant la fin du contrat, le client peut en tout temps exiger une exportation complète de ses données dans un format usuel.

11.3 Après la fin du contrat, HuusFlow efface les données dans un délai de 30 jours, pour autant qu’aucune obligation légale de conservation ne s’y oppose. Les copies de sauvegarde sont effacées dans le cadre du cycle de sauvegarde ordinaire. Sur demande, HuusFlow confirme l’effacement sous forme écrite ou par voie électronique.

12. Conservation et archivage

12.1 HuusFlow n’est pas l’archive du client. La conservation légalement prescrite des livres de comptes et des pièces comptables selon l’art. 958f CO et selon l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes incombe au client.

12.2 Les justificatifs traités sont transférés vers le système comptable du client et y sont conservés. HuusFlow tient les données à disposition pendant la durée du contrat pour les besoins de l’exploitation courante, et non en tant qu’archive à long terme à l’épreuve de la révision.

12.3 Il incombe au client de veiller au respect de ses obligations de conservation.

13. Support et accès aux données du client

13.1 Le support est fourni par courriel et par WhatsApp pendant les heures d’ouverture ordinaires.

13.2 Lorsque le client annonce une perturbation ou pose une question, il peut être nécessaire, pour la clarification, que HuusFlow adopte la vue du client et voie ce faisant ses justificatifs et ses écritures. Dans ce cas, HuusFlow demande expressément le consentement, en règle générale directement au cours de l’entretien de support en cours par téléphone. Sans ce consentement, aucun accès de ce type n’a lieu.

13.3 Le consentement vaut pour le cas concret. L’accès se limite à ce qui est nécessaire à la clarification et à la durée requise à cet effet, il est journalisé et prend fin avec le règlement de la demande. Le client peut révoquer son consentement en tout temps.

13.4 Pour le reste, HuusFlow n’accède pas aux contenus du client. Font exception les processus automatisés relevant de la fourniture des prestations ainsi que les mesures impérativement nécessaires pour remédier à une perturbation ou pour écarter un danger pour la sécurité des données; HuusFlow consigne de telles mesures et en informe le client.

14. Garantie

14.1 HuusFlow fournit les prestations dans les règles de l’art et avec la diligence d’un prestataire expérimenté.

14.2 HuusFlow ne garantit pas que le service fonctionne sans erreur ou sans interruption, ni qu’il soit propre à un but présupposé par le client et non expressément convenu.

14.3 Le client annonce les défauts sans délai après leur découverte, sous forme écrite ou par voie électronique et avec une description compréhensible.

15. Responsabilité

15.1 HuusFlow répond sans limitation des dommages causés intentionnellement ou par négligence grave, ainsi que des dommages corporels.

15.2 En cas de négligence légère, HuusFlow ne répond que des dommages directs, et ce au maximum à concurrence de la rémunération payée par le client au cours des douze mois précédant l’événement dommageable, mais en tout état de cause jusqu’à CHF 5000.

15.3 La responsabilité pour les dommages indirects et consécutifs est exclue dans tous les cas, en particulier pour le gain manqué, les économies non réalisées, la perte de données, l’atteinte à la réputation et les prétentions de tiers.

15.4 Aucune responsabilité n’est engagée pour les dommages résultant de l’inexactitude matérielle de propositions individuelles du service, d’un contrôle omis ou effectué sans soin par le client, de prestations de tiers, de modifications effectuées par le client ainsi que d’une utilisation contraire aux présentes CG.

15.5 La responsabilité du fait des auxiliaires est régie par les dispositions qui précèdent.

15.6 Les prétentions se prescrivent par douze mois à compter de la connaissance du dommage, au plus tard toutefois selon les délais légaux.

16. Garantie et indemnisation

16.1 Le client garantit HuusFlow et l’indemnise contre les prétentions de tiers résultant du fait que le client a apporté des données qu’il n’était pas habilité à faire traiter, ou qu’il a utilisé le service contrairement aux présentes CG ou au droit applicable.

17. Confidentialité

17.1 Les deux parties traitent de manière confidentielle les informations non notoires de l’autre partie et ne les transmettent qu’aux personnes qui doivent en avoir connaissance pour l’exécution du contrat et qui sont elles-mêmes tenues à la confidentialité.

17.2 Cette obligation subsiste pendant la durée du contrat et trois ans au-delà. Les obligations légales de divulgation demeurent réservées.

17.3 HuusFlow ne peut citer le client comme référence qu’avec le consentement préalable de celui-ci.

18. Protection des données

18.1 Le traitement de données personnelles est régi par la déclaration de protection des données et par le contrat de sous-traitance, qui fait partie intégrante du contrat lorsque des données personnelles sont traitées pour le compte du client.

18.2 HuusFlow indique les lieux de traitement et les sous-traitants ultérieurs auxquels il est fait appel. Les informations correspondantes figurent dans la déclaration de protection des données et sur la page de transparence.

19. Force majeure

19.1 Aucune partie ne répond de l’inexécution d’obligations dans la mesure où celle-ci repose sur des événements échappant à sa sphère d’influence, en particulier des événements naturels, la guerre, des ordres des autorités, des pandémies, des grèves, des pannes de courant ou de réseau de grande ampleur, ainsi que des attaques contre la sécurité de l’information qui aboutissent malgré des mesures de protection appropriées.

19.2 Si l’événement dure plus de 60 jours, chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat.

20. Modifications

20.1 HuusFlow peut adapter les présentes CG et les prestations. HuusFlow communique les modifications qui désavantagent notablement le client au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur, sous forme écrite ou par voie électronique.

20.2 Dans ce cas, le client peut, jusqu’à l’entrée en vigueur de la modification, résilier le contrat pour cette date. S’il ne résilie pas et continue d’utiliser le service, la modification est réputée acceptée. HuusFlow attire l’attention sur cette conséquence dans sa communication.

20.3 Les garanties de prix accordées contractuellement ne sont pas affectées par les modifications.

21. Dispositions finales

21.1 Les modifications et compléments du contrat requièrent la forme écrite ou la voie électronique.

21.2 Si une disposition est inefficace, le contrat demeure valable pour le surplus. Les parties remplacent la disposition inefficace par une disposition efficace qui se rapproche le plus du but économique visé.

21.3 Le client ne peut transférer les droits et obligations découlant du présent contrat qu’avec le consentement préalable de HuusFlow. HuusFlow peut transférer le contrat dans le cadre d’un transfert de l’exploitation; dans ce cas, le client peut résilier pour la date du transfert.

21.4 Le droit suisse est exclusivement applicable, à l’exclusion des règles de conflit de lois et de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises.

21.5 Le for exclusif est Zurich. Auparavant, les parties recherchent de bonne foi une solution amiable.