Beaucoup d’immeubles,
encore plus de factures.
Une gérance de trente immeubles reçoit chaque mois des centaines de factures d’artisans, de fournisseurs d’énergie et de prestataires. Le problème n’est pas le volume, mais l’attribution. HuusFlow saisit et propose l’attribution, vous contrôlez.
Ce qui prend du temps aujourd’hui
- Chaque facture doit être attribuée au bon immeuble et au bon type de charges avant d’être comptabilisée
- Les mêmes artisans travaillent sur plusieurs immeubles, les factures se ressemblent presque toutes
- Les positions relevant des charges accessoires doivent être séparées proprement, sinon le décompte devient plus tard un rattrapage
- Le volume augmente avec chaque nouveau mandat, la charge par facture reste la même
Les justificatifs du mois
- Factures d’artisans et de réparations
- Contrats d’entretien pour ascenseur, chauffage, protection incendie
- Électricité, eau, chauffage à distance, élimination des déchets
- Nettoyage, conciergerie, entretien des jardins
- Assurances et taxes
- Factures de la direction des travaux et des planificateurs lors de rénovations
Ce que HuusFlow en fait
- Entrée automatique
- Les factures arrivent depuis la boîte de réception surveillée et depuis l’entrée de votre système comptable. Plus personne ne télécharge ni ne renomme quoi que ce soit.
- L’attribution s’apprend
- Le compte, le type de charges et le libellé sont proposés. Vos corrections sont enregistrées comme règle et appliquées la fois suivante.
- Niveau position plutôt que montant total
- Sur les factures comportant plusieurs prestations, les positions sont reconnues une à une, pour que la répartition ne se fasse pas à la main.
- Mandats séparés
- Chaque unité de gestion est un mandat distinct avec ses propres règles. Aucun mélange entre les immeubles.
- Rapprochement bancaire
- Les paiements sont attribués, les justificatifs manquants et les frais bancaires sautent aux yeux avant la clôture.
Pourquoi cela vaut particulièrement la peine ici
La valeur par justificatif provient d’une entreprise pilote : environ 200 justificatifs étaient traités après une quinzaine de minutes et validés après une vingtaine de minutes, car le contrôle se fait en parallèle. Elle dépend du volume de justificatifs, pas de vos efforts actuels.
Questions des gérances
Les factures peuvent-elles être attribuées automatiquement au bon immeuble ?
HuusFlow propose l’attribution à partir de vos règles et des écritures précédentes, la validation reste chez vous. Ce que cela donne dans votre cas, nous le regardons dans la démo avec vos factures réelles.
Nous tenons chaque immeuble séparément. Est-ce possible ?
Oui. Chaque unité est un mandat distinct avec ses propres règles et sa propre correspondance des fournisseurs. Des conditions particulières s’appliquent pour plusieurs mandats.
À quelle vitesse un gros lot est-il traité ?
Le traitement se fait en parallèle. Dans une entreprise pilote, environ 200 justificatifs ont été saisis et transférés en environ 15 minutes.
Nous travaillons avec un fiduciaire externe. Voit-il les justificatifs ?
Oui, si vous lui donnez accès. Les justificatifs se trouvent proprement préparés dans votre système comptable, tels qu’il les attend.
Autres secteurs: Restauration, Artisanat et construction, Fiduciaires
Faisons le calcul pour votre entreprise.
30 minutes avec vos propres justificatifs. Vous saurez ensuite ce que HuusFlow vous fait gagner.
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