Molti immobili,
ancora più fatture.
Un’amministrazione con trenta immobili riceve ogni mese centinaia di fatture da artigiani, fornitori di energia e prestatori di servizi. Il problema non è la quantità, ma l’attribuzione. HuusFlow registra e propone l’attribuzione, voi controllate.
Che cosa oggi consuma tempo
- Ogni fattura va attribuita all’immobile giusto e al tipo di costo giusto prima di essere contabilizzata
- Gli stessi artigiani lavorano su più immobili, le fatture si assomigliano quasi tutte
- Le posizioni rilevanti per le spese accessorie vanno separate in modo pulito, altrimenti il conteggio diventa poi un recupero
- La quantità cresce con ogni nuovo mandato, il lavoro per fattura resta lo stesso
Documenti che arrivano ogni mese
- Fatture di artigiani e riparazioni
- Contratti di manutenzione per ascensore, riscaldamento, protezione antincendio
- Elettricità, acqua, teleriscaldamento, smaltimento
- Pulizia, portineria, cura del giardino
- Assicurazioni e tasse
- Fatture della direzione lavori e dei progettisti nei risanamenti
Che cosa ne fa HuusFlow
- Entrata automatica
- Le fatture arrivano dalla casella di posta monitorata e dalla posta in entrata del vostro sistema contabile. Nessuno scarica e rinomina più nulla.
- L’attribuzione viene appresa
- Conto, tipo di costo e testo della registrazione vengono proposti. Le vostre correzioni vengono salvate come regola e applicate la volta successiva.
- Livello di posizione invece dell’importo totale
- Nelle fatture con più prestazioni le posizioni vengono riconosciute una per una, così la ripartizione non si fa a mano.
- Mandati separati
- Ogni unità amministrativa è un mandato a sé con regole proprie. Nessuna mescolanza tra gli immobili.
- Riconciliazione bancaria
- I pagamenti vengono attribuiti, i documenti mancanti e le spese bancarie saltano all’occhio prima della chiusura.
Perché qui conviene in modo particolare
Il valore per documento proviene da un’azienda pilota: circa 200 documenti erano elaborati dopo circa 15 minuti e approvati dopo circa 20 minuti, perché il controllo avviene in parallelo. Dipende dal volume dei documenti, non dal vostro dispendio attuale.
Domande dalle amministrazioni
Le fatture possono essere attribuite automaticamente all’immobile giusto?
HuusFlow propone l’attribuzione in base alle vostre regole e alle registrazioni precedenti, l’approvazione resta a voi. Come funziona nel vostro caso, lo guardiamo nella demo con le vostre fatture reali.
Teniamo ogni immobile separato. È possibile?
Sì. Ogni unità è un mandato a sé con regole proprie e una propria mappatura dei fornitori. Per più mandati valgono condizioni specifiche.
Quanto in fretta vengono elaborati grandi pacchi?
L’elaborazione avviene in parallelo. In un’azienda pilota circa 200 documenti sono stati registrati e trasferiti in circa 15 minuti.
Lavoriamo con un fiduciario esterno. Vede i documenti?
Sì, se gli date accesso. I documenti si trovano preparati in modo pulito nel vostro sistema contabile, come se li aspetta.
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30 minuti con i vostri documenti. Poi saprete quanto vi fa risparmiare HuusFlow.
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