Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich und Vertragsparteien

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Leistungen von HuusFlow Kotsakidis, Steinackerstrasse 2a, 8302 Kloten, UID CHE-300.006.211 (nachfolgend «HuusFlow»), gegenüber ihren Kunden (nachfolgend «Kunde»).

1.2 HuusFlow richtet sich an Unternehmen, Selbstständigerwerbende und Treuhandbüros. Es handelt sich nicht um ein Angebot an Konsumentinnen und Konsumenten.

1.3 Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, soweit HuusFlow ihnen schriftlich zugestimmt hat. Individuelle Abreden gehen diesen AGB vor.

2. Leistungen von HuusFlow

2.1 HuusFlow ist ein betreuter Dienst zur Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung. Belege werden entgegengenommen, ausgelesen, vorkontiert, dem Kunden zur Kontrolle vorgelegt und nach dessen Freigabe an das vom Kunden genutzte Buchhaltungs- oder ERP-System übertragen (nachfolgend «Buchhaltungssystem»). Welche Buchhaltungssysteme unterstützt werden, ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung.

2.2 Der konkrete Leistungsumfang, das Belegvolumen und die Vergütung werden je Mandat individuell vereinbart. Massgebend ist die Vereinbarung zwischen den Parteien; diese AGB gelten ergänzend.

2.3 HuusFlow erbringt keine Buchführung, keine Steuer-, Rechts- oder Wirtschaftsberatung und keine Revisionsleistungen. Die fachliche Verantwortung für Buchungen und Abschlüsse verbleibt beim Kunden beziehungsweise bei dessen Treuhänder.

2.4 HuusFlow entwickelt den Dienst laufend weiter. Funktionen können ergänzt, verändert oder ersetzt werden, sofern der vereinbarte Leistungszweck dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

3. Einsatz künstlicher Intelligenz

3.1 Für das Auslesen und Vorkontieren von Belegen setzt HuusFlow Verfahren der künstlichen Intelligenz ein. Wo diese Verarbeitung stattfindet und unter welchen Bedingungen, legt HuusFlow auf der Transparenzseite und in der Datenschutzerklärung offen.

3.2 Ergebnisse solcher Verfahren sind Vorschläge. Sie können unvollständig oder falsch sein. Sie werden dem Kunden zur Kontrolle vorgelegt und erst nach dessen Freigabe übertragen.

3.3 Der Kunde ist verpflichtet, die Vorschläge vor der Freigabe zu prüfen. HuusFlow haftet nicht für die inhaltliche Richtigkeit einzelner Vorschläge, sondern für die vertragsgemässe Erbringung des Dienstes.

4. Verfügbarkeit, Wartung und Störungen

4.1 HuusFlow bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, schuldet aber keine ununterbrochene Verfügbarkeit. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote wird nur zugesichert, wenn sie ausdrücklich schriftlich vereinbart ist.

4.2 Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit ausserhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt. Planbare Unterbrüche kündigt HuusFlow an.

4.3 Störungen behebt HuusFlow innerhalb der ordentlichen Geschäftszeiten mit den verfügbaren Mitteln in angemessener Frist. Unterbrüche, die auf Leistungen Dritter zurückgehen, insbesondere auf das Buchhaltungssystem des Kunden, auf Netzbetreiber oder auf Infrastrukturanbieter, liegen ausserhalb des Einflussbereichs von HuusFlow.

4.4 HuusFlow kann den Zugang vorübergehend sperren, wenn dies zur Abwehr einer akuten Gefahr für die Sicherheit oder den Betrieb erforderlich ist oder wenn der Kunde trotz Mahnung erheblich gegen diese AGB verstösst. HuusFlow informiert den Kunden unverzüglich.

5. Einrichtung und Mitwirkung des Kunden

5.1 HuusFlow übernimmt die technische Einrichtung des Mandats gemeinsam mit dem Kunden. Dazu gehören die Anbindung des Buchhaltungssystems, die Eingangskanäle und die erstmalige Konfiguration der Buchungsregeln. Die Verbindung zum Buchhaltungssystem wird über das dafür vorgesehene Freigabeverfahren des jeweiligen Anbieters hergestellt; die Freigabe erteilt der Kunde. Die fachliche Verantwortung für Kontenwahl, Steuersätze und Buchungsregeln liegt beim Kunden beziehungsweise bei dessen Treuhänder; der Kunde prüft und bestätigt die eingerichtete Konfiguration. Er kann sie jederzeit selbst ändern. Die automatische Zuordnung lernt zusätzlich aus seinen Korrekturen.

5.2 Der Kunde stellt die erforderlichen Zugänge bereit, benennt eine Ansprechperson und wirkt bei der Einrichtung und bei der Klärung von Rückfragen mit.

5.3 Der Kunde ist für die Sicherheit seiner Zugangsdaten und seiner eigenen Geräte verantwortlich. Er meldet HuusFlow unverzüglich, wenn der Verdacht besteht, dass Zugangsdaten Dritten bekannt geworden sind.

5.4 Der Kunde stellt sicher, dass er berechtigt ist, die von ihm übermittelten Daten bearbeiten zu lassen, und dass keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht entgegensteht.

6. Nutzungsrecht und zulässige Nutzung

6.1 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein nicht ausschliessliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung des Dienstes für eigene Geschäftszwecke. Treuhandbüros dürfen den Dienst im Rahmen ihrer Mandate für ihre Kunden nutzen.

6.2 Sämtliche Rechte am Dienst, an der Software, an den Oberflächen und an der Dokumentation verbleiben bei HuusFlow.

6.3 Untersagt sind insbesondere: das Zurückentwickeln, Dekompilieren oder Nachbauen des Dienstes, das automatisierte Auslesen über die vorgesehenen Schnittstellen hinaus, die Weitergabe des Zugangs an Dritte ausserhalb der eigenen Organisation sowie jede Nutzung, die geltendes Recht verletzt.

6.4 Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge des Kunden darf HuusFlow ohne Vergütung zur Weiterentwicklung des Dienstes verwenden. Ein Recht des Kunden an der Weiterentwicklung entsteht dadurch nicht.

7. Beizug Dritter

7.1 HuusFlow darf zur Leistungserbringung Dritte beiziehen, insbesondere Anbieter von Infrastruktur, Hosting und Verarbeitungsdiensten. HuusFlow haftet für deren Verhalten wie für eigenes.

7.2 Die eingesetzten Unterauftragsbearbeiter sind im Auftragsbearbeitungsvertrag aufgeführt. Änderungen richten sich nach den dortigen Bestimmungen.

8. Vergütung und Zahlung

8.1 Die Vergütung richtet sich nach der individuellen Vereinbarung. Alle Beträge verstehen sich in Schweizer Franken und zuzüglich allfälliger Mehrwertsteuer.

8.2 Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich, sofern nichts anderes vereinbart ist. Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage ab Rechnungsdatum.

8.3 Bei Zahlungsverzug ist ein Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr geschuldet. HuusFlow kann nach schriftlicher Mahnung und Ansetzung einer Nachfrist von 10 Tagen den Zugang sperren.

8.4 Eine Setup-Gebühr wird nicht erhoben. Leistungen ausserhalb des vereinbarten Umfangs werden nach vorgängiger Absprache nach Aufwand verrechnet.

8.5 Anpassungen der Vergütung richten sich nach Ziffer 20. Vertraglich zugesicherte Preisgarantien bleiben vorbehalten.

9. Zeitersparnis-Garantie

9.1 HuusFlow gewährt eine Zeitersparnis-Garantie nach Massgabe der auf der Garantie-Seite veröffentlichten Bedingungen. Diese Bedingungen sind Bestandteil des Vertrags.

9.2 Voraussetzung ist, dass der bisherige Zeitaufwand vor dem Start gemeinsam festgehalten wurde und dass der Kunde den Dienst im vereinbarten Umfang genutzt hat.

9.3 Wird die zugesicherte Zeitersparnis nicht erreicht, erstattet HuusFlow die Nutzungsgebühren der ersten 30 Tage. Weitergehende Ansprüche entstehen daraus nicht.

10. Laufzeit und Kündigung

10.1 Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Es besteht keine Mindestlaufzeit.

10.2 Beide Parteien können den Vertrag jederzeit auf das Ende eines Kalendermonats in Textform kündigen.

10.3 Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt vorbehalten. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei erheblicher Vertragsverletzung, die trotz schriftlicher Mahnung und Ansetzung einer Frist von 30 Tagen nicht behoben wird, sowie bei Zahlungsunfähigkeit einer Partei.

10.4 Nach Beendigung entfällt der Zugang zum Dienst. Für die Rückgabe und Löschung der Daten gilt Ziffer 11.

11. Daten des Kunden, Rückgabe und Löschung

11.1 Sämtliche vom Kunden eingebrachten Daten bleiben Daten des Kunden. HuusFlow bearbeitet sie ausschliesslich zur Erbringung des Vertrags und nach den Weisungen des Kunden.

11.2 Vor Beendigung des Vertrags kann der Kunde jederzeit einen vollständigen Export seiner Daten in einem gängigen Format verlangen.

11.3 Nach Beendigung löscht HuusFlow die Daten innert 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Sicherungskopien werden im Rahmen des ordentlichen Sicherungszyklus gelöscht. Auf Verlangen bestätigt HuusFlow die Löschung in Textform.

12. Aufbewahrung und Archivierung

12.1 HuusFlow ist nicht das Archiv des Kunden. Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Buchungsbelege nach Art. 958f OR und nach der Geschäftsbücherverordnung obliegt dem Kunden.

12.2 Die verarbeiteten Belege werden an das Buchhaltungssystem des Kunden übertragen und dort aufbewahrt. HuusFlow hält die Daten während der Vertragsdauer für den laufenden Betrieb vor, nicht als revisionssicheres Langzeitarchiv.

12.3 Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Einhaltung seiner Aufbewahrungspflichten sicherzustellen.

13. Support und Zugriff auf Kundendaten

13.1 Support wird per E-Mail und WhatsApp innerhalb der ordentlichen Geschäftszeiten erbracht.

13.2 Meldet der Kunde eine Störung oder eine Frage, kann es zur Klärung erforderlich sein, dass HuusFlow die Ansicht des Kunden einnimmt und dabei dessen Belege und Buchungen sieht. HuusFlow fragt in diesem Fall ausdrücklich nach der Zustimmung, in der Regel unmittelbar im laufenden Supportgespräch am Telefon. Ohne diese Zustimmung erfolgt kein solcher Zugriff.

13.3 Die Zustimmung gilt für den konkreten Fall. Der Zugriff beschränkt sich auf den zur Klärung erforderlichen Umfang und auf die dafür erforderliche Dauer, wird protokolliert und endet mit dem Abschluss des Anliegens. Der Kunde kann die Zustimmung jederzeit widerrufen.

13.4 Im Übrigen greift HuusFlow nicht auf die Inhalte des Kunden zu. Ausgenommen sind automatisierte Vorgänge der Leistungserbringung sowie Massnahmen, die zur Behebung einer Störung oder zur Abwehr einer Gefahr für die Datensicherheit zwingend erforderlich sind; solche Massnahmen hält HuusFlow fest und informiert den Kunden darüber.

14. Gewährleistung

14.1 HuusFlow erbringt die Leistungen fachgerecht und mit der Sorgfalt eines erfahrenen Anbieters.

14.2 HuusFlow sichert nicht zu, dass der Dienst fehlerfrei oder ununterbrochen läuft oder dass er für einen vom Kunden vorausgesetzten, nicht ausdrücklich vereinbarten Zweck geeignet ist.

14.3 Der Kunde meldet Mängel unverzüglich nach Entdeckung in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung.

15. Haftung

15.1 HuusFlow haftet unbeschränkt für Schäden aus Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie für Personenschäden.

15.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet HuusFlow nur für direkte Schäden, und zwar höchstens bis zur Höhe der vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis bezahlten Vergütung, mindestens jedoch bis zu CHF 5000.

15.3 Ausgeschlossen ist in jedem Fall die Haftung für indirekte Schäden und Folgeschäden, insbesondere für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Datenverlust, Reputationsschäden und Ansprüche Dritter.

15.4 Keine Haftung besteht für Schäden aus der inhaltlichen Unrichtigkeit einzelner Vorschläge des Dienstes, aus einer unterlassenen oder unsorgfältigen Kontrolle durch den Kunden, aus Leistungen Dritter, aus vom Kunden vorgenommenen Änderungen sowie aus der Nutzung entgegen diesen AGB.

15.5 Die Haftung für Hilfspersonen richtet sich nach den vorstehenden Bestimmungen.

15.6 Ansprüche verjähren zwölf Monate nach Kenntnis des Schadens, spätestens jedoch nach den gesetzlichen Fristen.

16. Schadloshaltung

16.1 Der Kunde hält HuusFlow von Ansprüchen Dritter frei, die daraus entstehen, dass der Kunde Daten eingebracht hat, zu deren Bearbeitung er nicht berechtigt war, oder dass er den Dienst entgegen diesen AGB oder entgegen geltendem Recht genutzt hat.

17. Vertraulichkeit

17.1 Beide Parteien behandeln nicht offenkundige Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und geben sie nur an Personen weiter, die sie zur Vertragserfüllung kennen müssen und die ihrerseits zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

17.2 Die Pflicht besteht während der Vertragsdauer und drei Jahre darüber hinaus fort. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben vorbehalten.

17.3 HuusFlow darf den Kunden nur mit dessen vorgängiger Zustimmung als Referenz nennen.

18. Datenschutz

18.1 Die Bearbeitung von Personendaten richtet sich nach der Datenschutzerklärung und nach dem Auftragsbearbeitungsvertrag, der bei der Bearbeitung von Personendaten im Auftrag des Kunden Bestandteil des Vertrags ist.

18.2 HuusFlow legt die Verarbeitungsorte und die eingesetzten Unterauftragsbearbeiter offen. Die Angaben dazu finden sich in der Datenschutzerklärung und auf der Transparenzseite.

19. Höhere Gewalt

19.1 Keine Partei haftet für die Nichterfüllung von Pflichten, soweit diese auf Ereignissen ausserhalb ihres Einflussbereichs beruht, insbesondere auf Naturereignissen, Krieg, behördlichen Anordnungen, Pandemien, Streik, grossflächigen Strom- oder Netzausfällen sowie auf Angriffen auf die Informationssicherheit, die trotz angemessener Schutzmassnahmen erfolgreich sind.

19.2 Dauert das Ereignis länger als 60 Tage an, kann jede Partei den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen.

20. Änderungen

20.1 HuusFlow kann diese AGB und die Leistungen anpassen. Änderungen, die den Kunden wesentlich benachteiligen, teilt HuusFlow mindestens 30 Tage vor Wirksamwerden in Textform mit.

20.2 Der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall bis zum Wirksamwerden der Änderung auf diesen Zeitpunkt kündigen. Kündigt er nicht und nutzt er den Dienst weiter, gilt die Änderung als angenommen. Auf diese Folge weist HuusFlow in der Mitteilung hin.

20.3 Vertraglich zugesicherte Preisgarantien bleiben von Änderungen unberührt.

21. Schlussbestimmungen

21.1 Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform.

21.2 Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Die Parteien ersetzen die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

21.3 Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorgängiger Zustimmung von HuusFlow übertragen. HuusFlow kann den Vertrag im Rahmen einer Übertragung des Geschäftsbetriebs übertragen; der Kunde kann in diesem Fall auf den Zeitpunkt der Übertragung kündigen.

21.4 Es gilt ausschliesslich Schweizer Recht unter Ausschluss der Kollisionsnormen und des UN-Kaufrechts.

21.5 Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Zürich. Vorher suchen die Parteien in guten Treuen eine einvernehmliche Lösung.